¿Qué principales servicios ofrecen a las empresas?

 

Suppla es la compañía del grupo encargada de ofrecer dentro de la cadena de valor de gestión documental, una serie de servicios orientados a garantizar oportunidad, calidad, seguridad y confiabilidad en la administración, conservación y protección del activo más importante de nuestros clientes, que es su información.

 

Nuestro portafolio de servicios abarca entre otros:

 

Consultoría: Contamos con un grupo de profesionales calificados que definen y estructuran la normalización de los procesos técnicos archivísticos y de procesamiento de información.

 

Almacenamiento y custodia de documentos físicos y medios magnéticos: Brindamos soluciones enfocadas a garantizar condiciones idóneas de almacenamiento de la documentación de nuestros clientes. Todos nuestros procesos se soportan bajo el sistema de gestión de calidad de la compañía y en herramientas tecnológicas que aseguran la trazabilidad, accesibilidad, confiabilidad y oportunidad.

 

Centros de administración documental: Soportados en personal calificado, diseñamos, implementamos, operamos y coordinamos la correcta administración de la documentación de gestión de nuestros clientes.

 

Centros de procesamiento de información: Contamos con la experiencia, el conocimiento y la capacidad técnica, así como con la infraestructura para proporcionarle a nuestros clientes la implementación de proyectos de administración de contenidos, digitalización, custodia y consulta de imágenes.

 

Centro de correspondencia y mensajería de documentos: Administramos toda la documentación de entrada y de salida de nuestros clientes, asegurando la trazabilidad de los documentos, tanto de manera física como electrónica.

 

¿Qué valores definen a Suppla?

 

Al grupo logístico Suppla lo define: El Movimiento, avanzamos constantemente implementando nuevas tecnologías e infraestructura que garanticen una evolución. En Suppla creemos que siempre existirá una forma más creativa y eficiente de hacer las cosas por lo que basamos nuestros procesos en la mejora continua.

 

La Capacidad: Brindamos respuestas basadas en la generación de valor para los clientes. En Suppla creemos que la colaboración entre proveedor y cliente son la clave para la obtención de resultados exactos.

 

La Exactitud: En Suppla trabajamos por hacer que las cosas pasen de manera exacta, por eso basamos cada uno de nuestros procesos en una ingeniería orientada a la eficiencia en costos y efectividad en resultados.

 

La Eficiencia: En el uso de los recursos y el enfoque en el desarrollo humano son las claves para asegurar soluciones inteligentes para nuestros clientes.

 

¿Cómo se desarrolla el área de gestión documental de la empresa y qué engloba?

 

Nosotros vemos el desarrollo partiendo del ciclo de vida del documento de una manera transversal y no horizontal, dado que la correcta administración de los documentos y/o información tiene un impacto general y no particular o específico en las áreas que conforman las compañías. Bajo esta visión, enfocamos nuestros esfuerzos para el desarrollo de nuestros servicios, los cuales han venido evolucionando a esquemas que demandan un alto contenido de análisis y soporte tecnológico.

 

¿Qué herramientas utilizan para desarrollar sus servicios de gestión documental?

 

Contamos con cuatro pilares para el desarrollo y la ejecución de nuestros servicios: en primer lugar está nuestros recursos humanos, actualmente contamos con un grupo de profesionales, tecnólogos y técnicos altamente capacitados, con experiencia certificada y comprometidos a prestar servicios de excelente calidad; nuestras aplicaciones, contamos con soluciones tecnológicas en toda nuestra cadena de servicios que apoyan nuestros procesos de forma eficiente y eficaz, permitiendo mayor control, seguimiento, operatividad, productividad y flexibilidad de cara a nuestros clientes; en tercer lugar esta nuestra cobertura, tenemos presencia de manera directa en las 4 ciudades principales de Colombia (Bogotá, Medellín, Cali y Barranquilla) a través de más de 20.000 metros cuadrados de zonas de almacenamiento y procesamiento, y de manera indirecta cubrimos 32 municipios o provincias a nivel nacional; por último y no menos importante, está la relación con el cliente, Suppla más que un proveedor es un aliado estratégico que, a través de su experiencia e innovación, apoya los procesos de negocio de nuestros clientes actuales y futuros, ofreciendo soluciones a medida.

 

¿Qué cambios y novedades ha experimentado la empresa durante 2012?

 

Para la unidad de negocios de Gestión Documental, el año 2012 fue un año altamente enriquecedor y productivo, logramos ejecutar una serie de proyectos encaminados a la eficiencia operacional, la rentabilidad del negocio y la efectividad comercial. Entre éstos, podemos destacar:

 

 

¿Qué nuevas propuestas y proyectos van a lanzar durante este año 2013?

 

Para el presente año, nuestro plan de trabajo está enfocado básicamente en dos frentes:

 

 

¿Qué ventajas aporta la gestión documental y por qué se hace cada vez más imprescindible?

 

Desde mi punto de vista, la implementación o puesta en marcha de un programa de gestión documental trae consigo una serie de bondades y beneficios para las organizaciones, las cuales impactan en diferentes frentes y ámbitos, como por ejemplo:

 

 

Todo lo anterior se traduce de cara al cliente en la eliminación de costos ocultos, la generación de eficiencias operativas, administrativas y financieras, la concentración de sus recursos en el core del negocio y, por ende, en una mayor productividad y rentabilización de su negocio.

 

¿Porque se hace cada vez más imprescindible?, simplemente porque en este mundo globalizado y altamente competitivo para todo tipo de compañías, el acceso a la información de manera oportuna, segura y confiable implica contar con políticas y objetivos claros a nivel de gestión documental.

 

¿Qué tipo de tecnologías cree que se van a desarrollar más este año 2013 en este sector?

 

Es un hecho palpable que continuarán las tendencias de cara a la automatización de los procesos encaminados a generar eficiencias operacionales y, en segundo lugar, la virtualización y accesibilidad a la información; bajo dicha premisa, se apostará a soluciones que garanticen flexibilidad y movilidad.

 

Dada dicha perspectiva queda un reto latente en el medio y es garantizar la seguridad debida de la información y la normatividad que regule la implementación de estas nuevas tecnologías de la información.

 

¿Cuál cree que va a ser el futuro de la gestión documental en Latinoamérica?

 

El futuro de la gestión documental en Latinoamérica y, concretamente, en el caso colombiano desde nuestro punto de vista es altamente alentador, será un sector en la industria que tendrá un desarrollo y dinamismo importante de manera continua en los próximos años, permitiendo el desarrollo de este tipo de negocios, tanto a nivel de ofertantes como de demandantes.

 

Dentro de las variables que han posibilitado y posibilitarán este crecimiento se encuentran:

 

 

Si bien es cierto, en el caso de Colombia, a corto y medio plazo, la administración física de los documentos seguirá contando con una mayor prelación que la gestión electrónica de la información, esta última viene creciendo de manera acelerada impactando de manera positiva la forma de hacer negocios.