Diego Tobón, Gerente de la Unidad de Gestión Documental en Suppla, resalta que es usual encontrar "bajos niveles de inversión en herramientas de software y hardware para apoyar los procesos archivísticos, así como subestimar la importancia de las áreas de gestión documental en la ejecución táctica de la estrategia de la Organización, dejandolas sin áreas físicas adecuadas para garantizar la óptima preservación de los documentos". Para Certicámara, las mayores dificultades a la hora de digitalizar se encuentran en garantizar la correcta transformación del documento físico en imagen digital, cumpliendo con el principio de equivalencia funcional entre el documento físico y electrónico que da la normatividad.